Control de Gastos: consejos y Excel gratis

Como ya hemos comentado en anteriores artículos, hay dos maneras de maximizar el ahorro. Una de ellas es aumentar los ingresos (ya hemos hablado de ello) y la otra es reducir gastos. Creemos que la segunda opción es más factible que la primera gracias al control de gastos. Por varias razones:

control de gastos

  • Es más fácil no perder calidad de vida reduciendo los gastos que aumentando los ingresos.
  • Hay muchas opciones de que podamos tener lo mismo pero pagando menos.
  • Es más fácil trabajar sobre algo que ya se tiene o está pasando. Es decir, conseguir un nuevo trabajo o un ascenso no depende solo de ti. Gastar menos al mes, sí.



¿Por dónde empezar?

Para poder reducir los gastos, primero tengo que saber cuánto estoy gastando y en qué lo estoy gastando, es decir, llevar un control de gastos.

Los gastos fijos como el alquiler/hipoteca, Internet o seguros son fáciles de cuantificar, ya que siempre pagamos la misma cantidad al mes. Ahora bien…¿sabemos cuánto gastamos en salir al mes? ¿Cuánto gastamos en tabaco? ¿Y en cenar fuera? ¿En gasolina? Si no conocemos estos datos, no podemos saber si estamos gastando de más o simplemente, si podemos o queremos recortar en esas partidas.

Es una perogrullada pero…no podemos gastar al mes más de lo que ingresamos. Esto es de cajón. Y aunque puedas pensar: «Qué cosas tienes IPP…eso lo sabe todo el mundo», hay mucha gente que no lo cumple. ¿No te lo crees? Más del 60% de las familias españolas gasta más de lo que ingresa. Si hacemos eso, estaremos tirando de ahorro (si tenemos) o lo que es peor, endeudándonos.

¿Cómo puedo saber cuánto gasto?

Muy sencillo, llevando un control de gastos. Vaaaale, especifico. Apuntando todo lo que gastas. Por pequeño que sea. «¿Hasta los 0,50€ del pan?» Hasta los 0,50€ del pan. Todo.

Apuntando todo lo que sale de nuestra cuenta sabremos si estamos gastando mucho en una partida (o concepto) o en otra, por tanto seremos capaces de detectar agujeros de gasto en nuestra finanzas y podremos poner remedio.

«Yo no tengo agujeros de gasto». ¿Seguro? ¿Cómo lo sabes? ¿Llevas un control de gastos y lo has comprobado?

«No llevo un control de gastos pero llego sobrado a fin de mes». Me alegro, pero eso no quiere decir que no tengas agujeros y puedas ahorrar aún más cada mes.

«Es un coñazo llevar un control de gastos…». Solo muy al principio. Como todo cambio de hábito o nueva rutina incorporada, necesitas de un tiempo de adaptación. Te puedo asegurar que con el tiempo (no demasiado además), llevar un control de gastos se convierte en un automatismo más. Como lavarse los dientes después de comer o vestirse antes de ir a trabajar.



¿Cómo puedo llevar el control de gastos?

Nosotros, particularmente, usamos una hoja de Excel de control de gastos. Bueno, en realidad es una hoja de Google Spreadsheet (pero nos referiremos a ella en todo momento como Excel por comodidad y simplicidad). Nos decantamos por google por varias razones: la primera es que podemos acceder a ella desde cualquier dispositivo y lugar. Además, podemos compartirla, por lo que tanto I’LL como yo podemos acceder a ella en cualquier momento.

No necesitas apuntar demasiadas cosas para llevar un control de gastos. Te vale con la fecha, el concepto y la cantidad. Y ya está. Te prometo que apuntar un gasto no supone más de 10 segundos. De verdad.

¿Por qué utilizar entonces Excel si no hay que apuntar casi nada? Bueno, porque si sabes algo de Excel podrás automatizar la hoja para facilitar muchísimo las cosas. Podrás sacar estadísticas más o menos detalladas (dependerá de tu gusto personal) que te ayudarán a detectar agujeros de gasto, que es el verdadero objetivo de llevar un control de gastos.

El simple hecho de apuntar los gastos supone que te preocupes más por las finanzas y puedas mejorarlas. No se trata de no gastar, se trata de gastar menos y mejor. Además el llevar este tipo de control nos permitirá, por ejemplo, saber cuánto hemos gastado hasta la fecha y si vamos a llegar a fin de mes apurados o no.

¿Puedo utilizar una de estas aplicaciones de gastos tipo Fintonic?

Nosotros, particularmente, no te lo recomendaríamos. Por muy seguras que digan ser, le estás pasando información muy valiosa a una tercera persona. A saber qué hace esa gente con esa información. Además, la libertad que te da Excel a la hora de personalizar tu hoja, no te la da ninguna de estas aplicaciones.

Pero como ya he dicho, es nuestra opinión personal. Si te sientes más có[email protected] usando una de éstas (o eres un poco [email protected]) adelante. Mejor usar Fintonic (o la que sea) antes que no usar nada, la verdad.


¿Cómo lo hacemos nosotros?

Abrimos la aplicación Notas en el móvil (apuesto a que todos tenemos alguna de este tipo) y apuntamos el importe y el concepto. Luego, en 30 segundos libres en casa, el trabajo, esperando el bus…metemos los gastos o ingresos acumulados en la Excel de control de gastos. Da igual cuando los metas, lo importante es apuntar hasta el último céntimo.

Si sueles pagar con tarjeta es aún más fácil. Basta con consultar los movimientos. También te valdría con guardas los recibos, pero es poco práctico y hay riesgo de perderlos.

Para nosotros se ha convertido en una rutina más. Es automático. Vamos a cenar, nos traen la cuenta, pagamos y apuntamos el importe en el móvil. Pasamos por un peaje, pagamos, recogemos la vuelta, la guardamos en la cartera y apuntamos el gasto en el móvil.

conocer nuestros gastos
– Ejemplo de cómo apuntamos los gastos por pequeños que sean-

Nosotros tenemos una hoja con 13 pestañas, una por mes más una resumen del año. También apuntamos los ingresos. Al final la idea es tratar nuestra economía doméstica como si fuera una empresa.

Los conceptos son fijos y los elegimos desde un menú desplegable previamente configurado. Algunos de ellos son: alquiler, internet, agua, gimnasio, comida fuera, gasolina, Mercadona…El detalle de los conceptos depende de las preferencias de cada uno. Por ejemplo, nosotros teníamos uno llamado Supermercado que decidimos cambiar por cada uno de ellos para saber dónde gastamos más. No nos hará ahorrar más, pero también usamos la Excel de control de gastos para ver nuestros hábitos en cuanto al consumo. A este tipo de cosas me refería cuando hablaba de la libertad que te ofrece una hoja de Excel con respecto a una app de control de gasto.

En los conceptos de ingresos tenemos: nómina IPP, nómina I’LL, dividendos, ventas 2ª mano… La Excel de control de gastos nos calcula automáticamente el gasto e ingreso total del mes y el porcentaje de ahorro (que veis en los resúmenes mensuales).

Resumen Anual

Si os organizáis por meses os será muy fácil hacer un resumen anual de gastos. La idea es sumar el gasto de todos los meses en cada uno de los conceptos (tranquilos, Excel lo hace por vosotros con una sencilla fórmula). De este modo veremos cuánto hemos gastado en salir de fiesta, cenas fuera, tabaco, gasolina…Lo que nos permitirá detectar los temidos agujeros de gasto y por tanto poder actuar sobre ellos.

Nosotros, además, comparamos los gastos anuales con respecto al año anterior. El objetivo es ver cómo han cambiado nuestros hábitos de consumo y si podemos reducir algunos gastos de cara el año siguiente. También nos permite detectar partidas en las que podríamos reducir gasto si fuera necesario como, por ejemplo, durante un tiempo para planificar un viaje o una compra de gran importe.

Te facilitamos el trabajo: Hoja de control de gastos

¿No te hemos convencido aún? ¿Crees que deberías hacerlo pero te da pereza ponerte a ello? [email protected], que te lo vamos a poner en bandeja.



En este link podréis encontrar la plantilla de la Excel de control de gastos que nosotros usamos. Está en blanco. Lo único que tienes que hacer es crearte una copia y guardarla en tu Google Drive (Archivo -> Crear Copia). No te recomendamos descargarla porque no hemos comprobado la compatibilidad en otros formatos, así que no podemos garantizar que vayan a funcionar bien todas las fórmulas (es más, nos extrañaría…).

Es totalmente gratuita y no te vamos a pedir nada por ella más allá de que nos reconozcáis como creadores si la compartís, ya sea con la web del blog (www.invirtiendopocoapoco.com) o con la cuenta de Twitter (@InvirtiendoPaP).

Como podréis observar, la hoja es super sencilla y no reviste ninguna complejidad. Hay que hacer algo de configuración al principio pero luego ya es meter 3 datos por gasto/ingreso y a correr. A continuación os dejamos más información.

Si detectáis algún fallo en las fórmulas o el funcionamiento de la hoja en sí, por favor, hacérnoslo saber para poder subsanarlo lo antes posible.

Pestaña Datos

Es la primera que hay que configurar. Aunque tiene notas explicativas lo repetimos aquí. Tan solo tienes que meter los gastos o ingresos uno debajo de otro. Automáticamente, esos conceptos aparecerán en los desplegables en cada mes.

Aunque hemos puesto unos 70 conceptos diferentes (deberían ser más que suficientes), puede que necesites más. En este caso, basta con que selecciones unas cuantas filas vacías como en la imagen, des click derecho y elijas «Insertar 6 encima». Puede ser debajo también, lo mismo da. De esta manera ampliarás el número de conceptos y no tendrás que tocar nada más en toda la hoja.



 

– Cómo aumentar el número de conceptos –

Pestaña Resumen

Este pestaña es la que agrupa todos los datos mensuales y realiza varios cálculos. En ella podrás ver una serie de estadísticas: ingresos totales anuales, gastos totales anuales, el gasto total de cada concepto y el porcentaje que supone éste sobre el total de gastos, el gasto medio anual de un concepto determinado…

Además, otros cálculos alternativos de manera mensual como el ahorro total, el porcentaje total de ahorro, diferencia con respecto a la media…Son cálculos muy sencillos y básicos. Si tienes conocimiento de Excel y quieres añadir más métricas, adelante, tienes todos los datos necesarios (si has ido apuntando bien todos los gastos e ingresos, claro :P). Si por el contrario quieres deshacerte de algunos cálculos, lo mejor para evitar romper algo es que selecciones la columna entera, des click derecho y selecciones Ocultar Columna.

Puede que veas varias casillas con #DIV/0!. No le hagas caso, eso es porque aún no has rellenado algunas celdas necesarias para que la fórmula tenga sentido. En cuanto rellenes dichas celdas, aparecerá el valor real.



Pestaña Meses

Estas pestañas de esta Excel de control de gastos son las principales. Es donde se tienen que meter los datos de los que se servirá la pestaña Resumen para hacer sus cálculos. Tienes que tener en cuenta 3 celdas principalmente: Fecha, Concepto e Importe.

La fecha es, lógicamente, la fecha en la que se produjo el gasto o ingreso. No te calientes mucho la cabeza, si no recuerdas el día exacto, no pasa nada, pon uno aproximado. La Excel de control de gastos no variará, siempre y cuando el gasto o ingreso esté en mes adecuado, pero el día no es relevante. Dependiendo de lo metó[email protected] que seas, te supondrá más preocupación o menos. El formato tiene que ser dd/mm. También te vale d/m, por ejemplo: 1/1 sería el 1 de Enero.

Concepto es un menú desplegable con todos los conceptos que previamente has tenido que meter en la pestaña datos. Es más que probable que estés continuamente actualizando la lista de conceptos. Es normal. De primeras crees tenerlos todos, pero conforme empiezas a apuntarlo te van surgiendo nuevos que no habías contemplado antes.

Importe….no creemos que haga falta explicar este jejeje. Solo un apunte: las cantidades usan la coma como separador de decimales. No te preocupes por meter el separador de miles, la Excel de control de gastos lo hace automáticamente.



Despedida

Llevar un control de gastos es el primer paso para saber si podemos hacer las cosas financieramente mejor. Ya no tienes excusa para no hacerlo. Te hemos dado las claves y las herramientas.

Y tú…¿Usas algún mecanismo de control de gastos? ¿Cuál? ¿Qué tipo de métricas o datos te resultan más valiosos?

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Poco a Poco…

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jalpha
jalpha
3 años

Hola IPP, gracias por la hoja. Me gusta el blog en general y la información que compartes es clara y ayuda.
Una pregunta tonta, después de que pase el año y tengas apuntado los datos en «Excel», de cara al siguiente año como te lo planteas, borrón de datos y cuenta nueva? Creas una copia de la pestaña resumen para tenerla y comparar? imagino que comparas de un año a otro pero cual es tu sistema para guardar los datos de un año al otro?

Gracias de antemano

novata10/17
novata10/17
4 años

Hola, echadle un ojo a la hoja de calculo, porque en la hoja de resumen , el sumatorio de los gastos totales no coincide, el mes de enero es la celda L6 pero el resto de meses es la celdaQ5… Quizas soy yo que he modificado el mio, no sé.
Ya me direis algo. Feliz lunes

novata10/17
novata10/17
4 años

Buenas noches,
A ver si me puedes ayudar… La plantilla la rellene en un ordenador de sistema operativo distinto al mio , el documentol o guardé en drive, el problema es que ahora al descargarlo en mi ordenado el desplegable de los conceptos no me aparece.
¿la plantilla no es compatible con Numbers? si lo es alguien que me explique como lo he de hacer porque no tengo ni idea.

Muchas gracias.

PD: Teno que decir que me he dado cuenta que no tenía ni idea en que me gastaba el dinero, mi balance de 2018 seguro que será completamente distinto.

Novata10/17
Novata10/17
4 años

Ole ole y Ole!
Mil gracias por el Excel, es super sencillo de usar y muy completo… tengo la mitad del año 2017 introducido en el Excel. No es 100%real en lo que respecta a conceptos pero si en porcentajea de ingresos gasto y ahorro ,se acerca muchísimo ya que el dinero que ha entrado y salido ha quedado registrado en la cuenta bancaría.
El año 2018 promete, mi economía va a dar un giro se 360 grados, una vez más mil gracias.

Cris
Cris
4 años

Buenos días, yo siempre he sido super hormiga, rescaté a mi hoy novio de un agujero económico del cual ha costado 3 largos años en salir, comenzando con un libro granate en el cual le hacía apuntar tooooodos los gastos jajajaja pobre…. eso sí, ahora sabe lo que paga de hipoteca, cuando llega el IBI, el impto de circulación etc a día de hoy es peor que yo !!
Es cierto que hay gente que no sabe ni lo que entra ni sale, para mí inexplicable como se puede ser tan «dejado/a» financieramente hablando pero los hay, claro que los hay.
Gracias por tu aportación y hoja

JM Pérez
4 años

Hola,
yo sí que soy un poquito vago y estoy funcionando con Fintonic. La verdad es que en un momento tienes datos de los últimos seis meses. Es una buena forma de dar un primer vistazo rápido al estado general de tus cuentas.

La mayoría de transacciones que hacemos en casa son con tarjeta, así que con esta herramienta hemos empezado a controlar los movimientos y ver donde podemos pasar la tijera.

De todas formas sí que mantengo un ‘excel’ en Google, en el que llevo un resumen más personalizado, con una pestaña con el resumen de movimientos por categoria, separados por ingresos y gastos. Otra pestaña de ‘balance’ del patrimonio, otra pestaña con objetivos y una última con estimaciones. Lo voy actualizando cada 3/4 meses y lo cierro al finalizar el año.

diende
diende
4 años

Hola

Yo uso la aplicación para android Spendee, que permite sacar estadísticas por periodos, definir categorias tanto de ingresos como de gastos, crear presupuestos… y es accesible a través de la app o via web, por lo que en cualquier momento en 3 segundos he apuntado cada gasto. No parece que guarden tus datos ni hay publicidad de seguros ni nada, para mí ya es indispensable 🙂

Un saludo!

diende
diende
4 años

No hay que linkar nada, simplemente eres tu el que mete ingresos y gastos (también son programables mensualmente, etc…)

Gracias a vuestro blog por toda la información útil que dais!

El Farmaceutico Activo

Buenas, entrada muy interesante.
Este es un tema que siempre me ha gustado mucho. En mi caso tengo un Excel desde hace 11 años.
Yo lo que hago mes a mes es la cunta de resultados de «Mi empresa», es decir ingresos/gastos de la Familia.
Los gastos los tengo desglosados por partidas: Alquiler, suministros, telecomunicaciones, compra, ocio, vacaiones, gasolina, gimnasio…etc. Al tener 11 años de históricos puedes ver cosas interesantes:
*Los gatos en telecomunicaciones (Teléfono-Internet) no han parado de bajar desde hace años, aqui podemos ver muy bien la bajada de margenes de empresas como TEF.
*La cueta del Gym ha bajado a la mitad desde hace tiempo: aumento de competencia.
*Los suministros (luz y agua) suben, por eso cada nuestras utilities ganan más.
*El alquiler bajo mucho en 2009-2011, pero empieza a subir.
*La partida en la que más gasto al año son las vacaiones: me gusta mucho viajar.
*Gasto mucho más en ocio que en comida al año, me gusta bastante ociar…jajajaj…
*Desde que soy padre el ahorro se ha reducido de una media del 35% a una media del 21%.
*Tuve algun deposito al 6% en la caixa, ahora parecería mentira.
*….etc
En fin en esto igual soy un poco friki, pero me encanta llevar este control.
Saludos .

Elfarmaceuticoactivo

Buenas, en meter los datos no tardo nada, los registro los sábados o domingos, y entre semana los apunto en una libreta. Llevo como te digo, 11 años, desde que empecé a trabajar. Llevar el control para mí es útil e imprescindible. Me marcó un objetivo ahorro y hay que cumplirlo, actualmente un 20%, desde que fui padre.
Saludos.

Rodes
4 años

Yo empecé con excel con todo lujo de detalles , pero a mi mujer le costaba tanto que me he puesto y tenía que insistirle tanto siempre, que me he puesto fintonic y fiesta… la verdad es que con la excel aprendí a llevar más conciencia de lo que gastaba. Ahora no gasto más que antes, salvo la guardería claro…

saludos

Rodes
4 años
Responder a  Rodes

De hecho ahora ahorro más que antes, puesto que me he puesto en mil cosas para tener pequeños ingresos mensuales, cupones de danone, club de conductores, etc, que dan pocos euros al mes, pero poco + poco + poco es mucho. Los compañeros de trabajo se me ríen porque me dicen que me esfuerzo demasiado por un par de euros al mes, pero la verdad es que lo mejor de esto es disfrutar mientras se hace 🙂

Rodes
4 años

Me refería a que apuntaba todo, tal cual explicas en el posts, desde una barra de pan, hasta un café, todo. u mujer acabo hasta los… jeje

por cierto, si que he reducido gastos (cambiando de proveedores sobre todo), y a su vez he aumentado ingresos, con promociones de ing o coinc, cupones de compra, amazon afiliados, etc.

saludos

Rodes
4 años

uso cupones de danone, auqne seguro que hay que otras marcas. Todo el mundo conoce el sistema de imprimir cupón y canjearlo en el super.. pues en la app de danone se puede hacer al revés… pagar todo el producto, y luego reembolsar cupón con la foto del ticket y el cupón que sea… yo ahí le he dado la vuelta y me agencio tickets de danone que se deja la gente en el cajero… y me reembolso con una compra mínima de yogures (que por cierot ya consumía antes, no he cambiado de marca ni nada). Con esto me gano unos 3 – 5 € al mes

lo del cículo de conductores, pues de di de alta hace poco, por lo que todavía no lo sé, pero con cepta ya es un ahorro (diferido) de 6 céntimos/litro , y puedes crear una red de afiliados ‘hijos’ que te generaran comisiones con sus consumos.

saludos

Rodes
4 años

Lo de fintonic, pues bueno, está hecho para publitar seguros y servicios a todas horas, pero si te abstraes de eso, a mi me parece útil. Como cuenta tnato lo que saco en efectivo como lo que pago en tarjeta, el resultado es el mismo que con una excel pero con menos trabajo… aunque reconozco que a mi me gustaba más el tema excel.

Bolsasev
Bolsasev
4 años

Buenas!
La verdad es que es super útil. Yo hace tiempo lo empecé a hacer. Al principio no solo por supermercados simplemente sino también desgranado cuanto era el gasto en pescado/carne/droguería/charcutería/lácteos etc. Me di cuenta de que llevarte un rato mirando que leche comprar para ahorrar unos céntimos no tenía sentido pueso que los lácteos no representaban ni el 3% del total de compra del mes. En cambio, la droguería y charcutería eran desproporcionados. Y ahí vi que o bien reducía el consumo o bien lo intentaba optimizar comprando paquetes mas grandes en temas de droguería o packs ahorros en charcutería. Duré lo máximo que pude pues mi pareja no cooperaba porque creía que todo era un plan para echarle en cara que se compraba faldas de mas…Hasta que me cansé. Pero al menos fui capaz de entender en términos generales lo que gastaba, donde y como, etc. Lo cual considero que fue extremadamente útil. Otro pequeño ejercicio para sacar una visión general es el coche. Apuntar kilometrajes y cuando repostas etc. Se ve claramente como puedes reducir el consumo dependiendo de lo que pises, etc. Lo que si puedo decir es que no ayuda a convencer a fumadores a dejar de fumar jeje
Saludos saysmus!

Investing Little by Little
Responder a  Bolsasev

Buenas Bolsasev! Gracias por comentar!
Al igual que IPP me parece una genial idea eso de distinguir los productos dentro de una misma compra. Como ya decía IPP, nosotros lo hacemos un poco más simplificado, pero nunca está de más tener en cuenta esa opción para el futuro.

En cuanto a tu hoja de cálculo de gastos…es una pena que lo dejaras…y también lo es que tu chica no vea la importancia de ella. Tengo que reconocer que a veces si no fuera por IPP estaría súper perdida en nuestro camino hacia la IF, pero sin duda pienso que esto es una cosa en la que ambos tienen que participar. Desde aquí animo a tu chica a que le vuelva a dar una oportunidad a esto de apuntar los gatos, ya que por poco que parezca, todo suma de cara al ahorro (sea cual sea el objetivo de cada uno).

Un saludo y hasta la próxima!

Sergio
Sergio
4 años

Hola, gracias por compartir la hoja.

Como propuesta de mejora, puedes utilizar la funcion iferror() para evitar los DIV/0

También podrías crear un formulario vinculado a la hoja para que fuera más sencillo meter datos desde el móvil directamente en ella.

Saludos