control de gastos

Control de Gastos: consejos y Excel gratis

Como ya hemos comentado en anteriores artículos, hay dos maneras de maximizar el ahorro. Una de ellas es aumentar los ingresos (ya hemos hablado de ello) y la otra es reducir gastos. Creemos que la segunda opción es más factible que la primera gracias al control de gastos. Por varias razones:

control de gastos

  • Es más fácil no perder calidad de vida reduciendo los gastos que aumentando los ingresos.
  • Hay muchas opciones de que podamos tener lo mismo pero pagando menos.
  • Es más fácil trabajar sobre algo que ya se tiene o está pasando. Es decir, conseguir un nuevo trabajo o un ascenso no depende solo de ti. Gastar menos al mes, sí.



¿Por dónde empezar?

Para poder reducir los gastos, primero tengo que saber cuánto estoy gastando y en qué lo estoy gastando, es decir, llevar un control de gastos.

Los gastos fijos como el alquiler/hipoteca, Internet o seguros son fáciles de cuantificar, ya que siempre pagamos la misma cantidad al mes. Ahora bien…¿sabemos cuánto gastamos en salir al mes? ¿Cuánto gastamos en tabaco? ¿Y en cenar fuera? ¿En gasolina? Si no conocemos estos datos, no podemos saber si estamos gastando de más o simplemente, si podemos o queremos recortar en esas partidas.

Es una perogrullada pero…no podemos gastar al mes más de lo que ingresamos. Esto es de cajón. Y aunque puedas pensar: «Qué cosas tienes IPP…eso lo sabe todo el mundo», hay mucha gente que no lo cumple. ¿No te lo crees? Más del 60% de las familias españolas gasta más de lo que ingresa. Si hacemos eso, estaremos tirando de ahorro (si tenemos) o lo que es peor, endeudándonos.

¿Cómo puedo saber cuánto gasto?

Muy sencillo, llevando un control de gastos. Vaaaale, especifico. Apuntando todo lo que gastas. Por pequeño que sea. «¿Hasta los 0,50€ del pan?» Hasta los 0,50€ del pan. Todo.

Apuntando todo lo que sale de nuestra cuenta sabremos si estamos gastando mucho en una partida (o concepto) o en otra, por tanto seremos capaces de detectar agujeros de gasto en nuestra finanzas y podremos poner remedio.

«Yo no tengo agujeros de gasto». ¿Seguro? ¿Cómo lo sabes? ¿Llevas un control de gastos y lo has comprobado?

«No llevo un control de gastos pero llego sobrado a fin de mes». Me alegro, pero eso no quiere decir que no tengas agujeros y puedas ahorrar aún más cada mes.

«Es un coñazo llevar un control de gastos…». Solo muy al principio. Como todo cambio de hábito o nueva rutina incorporada, necesitas de un tiempo de adaptación. Te puedo asegurar que con el tiempo (no demasiado además), llevar un control de gastos se convierte en un automatismo más. Como lavarse los dientes después de comer o vestirse antes de ir a trabajar.



¿Cómo puedo llevar el control de gastos?

Nosotros, particularmente, usamos una hoja de Excel de control de gastos. Bueno, en realidad es una hoja de Google Spreadsheet (pero nos referiremos a ella en todo momento como Excel por comodidad y simplicidad). Nos decantamos por google por varias razones: la primera es que podemos acceder a ella desde cualquier dispositivo y lugar. Además, podemos compartirla, por lo que tanto I’LL como yo podemos acceder a ella en cualquier momento.

No necesitas apuntar demasiadas cosas para llevar un control de gastos. Te vale con la fecha, el concepto y la cantidad. Y ya está. Te prometo que apuntar un gasto no supone más de 10 segundos. De verdad.

¿Por qué utilizar entonces Excel si no hay que apuntar casi nada? Bueno, porque si sabes algo de Excel podrás automatizar la hoja para facilitar muchísimo las cosas. Podrás sacar estadísticas más o menos detalladas (dependerá de tu gusto personal) que te ayudarán a detectar agujeros de gasto, que es el verdadero objetivo de llevar un control de gastos.

El simple hecho de apuntar los gastos supone que te preocupes más por las finanzas y puedas mejorarlas. No se trata de no gastar, se trata de gastar menos y mejor. Además el llevar este tipo de control nos permitirá, por ejemplo, saber cuánto hemos gastado hasta la fecha y si vamos a llegar a fin de mes apurados o no.

¿Puedo utilizar una de estas aplicaciones de gastos tipo Fintonic?

Nosotros, particularmente, no te lo recomendaríamos. Por muy seguras que digan ser, le estás pasando información muy valiosa a una tercera persona. A saber qué hace esa gente con esa información. Además, la libertad que te da Excel a la hora de personalizar tu hoja, no te la da ninguna de estas aplicaciones.

Pero como ya he dicho, es nuestra opinión personal. Si te sientes más cómod@ usando una de éstas (o eres un poco vag@) adelante. Mejor usar Fintonic (o la que sea) antes que no usar nada, la verdad.


¿Cómo lo hacemos nosotros?

Abrimos la aplicación Notas en el móvil (apuesto a que todos tenemos alguna de este tipo) y apuntamos el importe y el concepto. Luego, en 30 segundos libres en casa, el trabajo, esperando el bus…metemos los gastos o ingresos acumulados en la Excel de control de gastos. Da igual cuando los metas, lo importante es apuntar hasta el último céntimo.

Si sueles pagar con tarjeta es aún más fácil. Basta con consultar los movimientos. También te valdría con guardas los recibos, pero es poco práctico y hay riesgo de perderlos.

Para nosotros se ha convertido en una rutina más. Es automático. Vamos a cenar, nos traen la cuenta, pagamos y apuntamos el importe en el móvil. Pasamos por un peaje, pagamos, recogemos la vuelta, la guardamos en la cartera y apuntamos el gasto en el móvil.

conocer nuestros gastos
– Ejemplo de cómo apuntamos los gastos por pequeños que sean-

Nosotros tenemos una hoja con 13 pestañas, una por mes más una resumen del año. También apuntamos los ingresos. Al final la idea es tratar nuestra economía doméstica como si fuera una empresa.

Los conceptos son fijos y los elegimos desde un menú desplegable previamente configurado. Algunos de ellos son: alquiler, internet, agua, gimnasio, comida fuera, gasolina, Mercadona…El detalle de los conceptos depende de las preferencias de cada uno. Por ejemplo, nosotros teníamos uno llamado Supermercado que decidimos cambiar por cada uno de ellos para saber dónde gastamos más. No nos hará ahorrar más, pero también usamos la Excel de control de gastos para ver nuestros hábitos en cuanto al consumo. A este tipo de cosas me refería cuando hablaba de la libertad que te ofrece una hoja de Excel con respecto a una app de control de gasto.

En los conceptos de ingresos tenemos: nómina IPP, nómina I’LL, dividendos, ventas 2ª mano… La Excel de control de gastos nos calcula automáticamente el gasto e ingreso total del mes y el porcentaje de ahorro (que veis en los resúmenes mensuales).

Resumen Anual

Si os organizáis por meses os será muy fácil hacer un resumen anual de gastos. La idea es sumar el gasto de todos los meses en cada uno de los conceptos (tranquilos, Excel lo hace por vosotros con una sencilla fórmula). De este modo veremos cuánto hemos gastado en salir de fiesta, cenas fuera, tabaco, gasolina…Lo que nos permitirá detectar los temidos agujeros de gasto y por tanto poder actuar sobre ellos.

Nosotros, además, comparamos los gastos anuales con respecto al año anterior. El objetivo es ver cómo han cambiado nuestros hábitos de consumo y si podemos reducir algunos gastos de cara el año siguiente. También nos permite detectar partidas en las que podríamos reducir gasto si fuera necesario como, por ejemplo, durante un tiempo para planificar un viaje o una compra de gran importe.

Te facilitamos el trabajo: Hoja de control de gastos

¿No te hemos convencido aún? ¿Crees que deberías hacerlo pero te da pereza ponerte a ello? Tranquil@, que te lo vamos a poner en bandeja.



En este link podréis encontrar la plantilla de la Excel de control de gastos que nosotros usamos. Está en blanco. Lo único que tienes que hacer es crearte una copia y guardarla en tu Google Drive (Archivo -> Crear Copia). No te recomendamos descargarla porque no hemos comprobado la compatibilidad en otros formatos, así que no podemos garantizar que vayan a funcionar bien todas las fórmulas (es más, nos extrañaría…).

Es totalmente gratuita y no te vamos a pedir nada por ella más allá de que nos reconozcáis como creadores si la compartís, ya sea con la web del blog (www.invirtiendopocoapoco.com) o con la cuenta de Twitter (@InvirtiendoPaP).

Como podréis observar, la hoja es super sencilla y no reviste ninguna complejidad. Hay que hacer algo de configuración al principio pero luego ya es meter 3 datos por gasto/ingreso y a correr. A continuación os dejamos más información.

Si detectáis algún fallo en las fórmulas o el funcionamiento de la hoja en sí, por favor, hacérnoslo saber para poder subsanarlo lo antes posible.

Pestaña Datos

Es la primera que hay que configurar. Aunque tiene notas explicativas lo repetimos aquí. Tan solo tienes que meter los gastos o ingresos uno debajo de otro. Automáticamente, esos conceptos aparecerán en los desplegables en cada mes.

Aunque hemos puesto unos 70 conceptos diferentes (deberían ser más que suficientes), puede que necesites más. En este caso, basta con que selecciones unas cuantas filas vacías como en la imagen, des click derecho y elijas «Insertar 6 encima». Puede ser debajo también, lo mismo da. De esta manera ampliarás el número de conceptos y no tendrás que tocar nada más en toda la hoja.



 

– Cómo aumentar el número de conceptos –

Pestaña Resumen

Este pestaña es la que agrupa todos los datos mensuales y realiza varios cálculos. En ella podrás ver una serie de estadísticas: ingresos totales anuales, gastos totales anuales, el gasto total de cada concepto y el porcentaje que supone éste sobre el total de gastos, el gasto medio anual de un concepto determinado…

Además, otros cálculos alternativos de manera mensual como el ahorro total, el porcentaje total de ahorro, diferencia con respecto a la media…Son cálculos muy sencillos y básicos. Si tienes conocimiento de Excel y quieres añadir más métricas, adelante, tienes todos los datos necesarios (si has ido apuntando bien todos los gastos e ingresos, claro :P). Si por el contrario quieres deshacerte de algunos cálculos, lo mejor para evitar romper algo es que selecciones la columna entera, des click derecho y selecciones Ocultar Columna.

Puede que veas varias casillas con #DIV/0!. No le hagas caso, eso es porque aún no has rellenado algunas celdas necesarias para que la fórmula tenga sentido. En cuanto rellenes dichas celdas, aparecerá el valor real.



Pestaña Meses

Estas pestañas de esta Excel de control de gastos son las principales. Es donde se tienen que meter los datos de los que se servirá la pestaña Resumen para hacer sus cálculos. Tienes que tener en cuenta 3 celdas principalmente: Fecha, Concepto e Importe.

La fecha es, lógicamente, la fecha en la que se produjo el gasto o ingreso. No te calientes mucho la cabeza, si no recuerdas el día exacto, no pasa nada, pon uno aproximado. La Excel de control de gastos no variará, siempre y cuando el gasto o ingreso esté en mes adecuado, pero el día no es relevante. Dependiendo de lo metódic@ que seas, te supondrá más preocupación o menos. El formato tiene que ser dd/mm. También te vale d/m, por ejemplo: 1/1 sería el 1 de Enero.

Concepto es un menú desplegable con todos los conceptos que previamente has tenido que meter en la pestaña datos. Es más que probable que estés continuamente actualizando la lista de conceptos. Es normal. De primeras crees tenerlos todos, pero conforme empiezas a apuntarlo te van surgiendo nuevos que no habías contemplado antes.

Importe….no creemos que haga falta explicar este jejeje. Solo un apunte: las cantidades usan la coma como separador de decimales. No te preocupes por meter el separador de miles, la Excel de control de gastos lo hace automáticamente.



Despedida

Llevar un control de gastos es el primer paso para saber si podemos hacer las cosas financieramente mejor. Ya no tienes excusa para no hacerlo. Te hemos dado las claves y las herramientas.

Y tú…¿Usas algún mecanismo de control de gastos? ¿Cuál? ¿Qué tipo de métricas o datos te resultan más valiosos?

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Por último, si nuestro artículo y plantilla de control de gastos te ha parecido de ayuda, puedes invitarnos a un café para agradecérnoslo y motivarnos para seguir haciendo este tipo de artículos en el futuro :). ¡¡Gracias!!




Poco a Poco…

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